« Restez chez vous ! » Restons en ligne !

Comment le groupe Omnium Finance a accéléré sa transformation digitale, dans le contexte de la Covid-19.

Les deux confinements de 2020 ont mis au défi les entreprises pour maintenir leur activité. Salariés, clients, partenaires et prestataires, toutes ces populations qui y interagissent habituellement, se sont retrouvées isolées, éloignées des lieux physiques communs. Des solutions virtuelles se sont mises en place, parfois en temps record et surtout avec une facilité que seule l’absence d’alternative pouvait offrir…

Focus sur l’expérience du groupe Omnium Finance, entreprise d’envergure nationale, ayant son siège social à Toulouse, qui illustre ce « virage digital » accéléré, dans lequel bon nombre d’entreprises françaises peuvent se reconnaître.

par Irina Chausson, Vice-Présidente du groupe Omnium Finance.

Les spécificités du modèle économique

En premier lieu, tout est question de modèle économique ! Certains secteurs ne peuvent pas toujours se dupliquer en virtuel. C’est le cas de l’hôtellerie, des transports, de l’événementiel, etc.

Qu’en est-il d’une entreprise de services comme le groupe Omnium Finance, spécialisée dans la constitution et la gestion du patrimoine des Français, avec comme expertise l’immobilier et son financement et aussi les placements financiers ?

Au-delà des salariés, positionnés en tant que supports fonctionnels et opérationnels, le groupe déploie également un réseau national de consultants patrimoniaux indépendants, formés au sein de son propre centre de formation (Prodémial Business School). Ce sont ces consultants qui apportent aux investisseurs une information claire et transparente, en préalable de toute décision d’investissement.

En temps « normal », le siège de l’entreprise accueille quotidiennement près de 130 collaborateurs in situ, dans ses bureaux. Il s’agit de services fonctionnels (RH, juridique, comptabilité, informatique, digital et communication) mais aussi de collaborateurs au sein des filiales opérationnelles (produits immobiliers, financement, placements financiers, centre de formation, structure dédiée à l’animation du réseau).

Les consultants patrimoniaux, quant à eux, sillonnent la France entière, étant près de leurs équipes et investisseurs. Leur développement étant basé exclusivement sur la recommandation, leur mode de fonctionnement est strictement relationnel, de proximité, en rendez-vous physiques.

Alors, comment le groupe Omnium Finance a-t-il réussi à contourner la contrainte des confinements et de la distanciation sociale pour continuer à assurer son activité économique ?

Si le modèle économique y était favorable, il s’agit aussi d’une organisation anticipée dans l’entreprise au sujet du télétravail, de la formation à distance, d’un chantier avancé dans la transformation digitale des systèmes d’informations, d’une incroyable adaptabilité autant parmi les salariés que parmi les consultants du réseau et, enfin, d’une sorte de pragmatisme innovant, guidé par les impératifs de la situation.

Télétravail pour les collaborateurs

« Nous n’avons pas attendu la crise sanitaire pour réfléchir à la possibilité du télétravail dans l’entreprise », indique Christel Bogard, Directrice des RH du groupe. Depuis 2018, en concertation avec le CSE, nous avons défini un cadre qui convienne à tous. Un accord était prêt à être signé, en ce début d’année. Aussi, l’entreprise a investi les sommes nécessaires pour se munir de plus d’ordinateurs portables, de logiciels et de connectique associés. Autant d’éléments qui nous ont permis en mars 2020, de déployer le télétravail pour 100% des collaborateurs, en seulement 24 heures. Lors du second confinement en novembre, enrichis de l’expérience du printemps, nous avons adapté la mesure pour les postes qui ne nécessitent pas une présence physique au bureau, en ajustant également notre management à la distanciation des équipes.

Communication en ligne

« Être en contact permanent avec nos consultants, mais aussi avec nos partenaires fait partie de notre ADN », selon les propos de Frédéric Augusto, Directeur Général de Stellium Placement. En mars, nous nous sommes rapidement organisés avec l’ensemble des filiales, pour offrir à nos consultants, en plus des supports déjà existants, une série de webinaires, mettant à leur disposition de l’information technique et réglementaire. Il s’agissait d’« occuper le terrain », d’informer, de donner des analyses factuelles, réalisées par nos experts-partenaires, afin de rassurer les clients et pouvoir continuer à les accompagner dans leurs choix d’investissements.

« Grâce aux webinaires, nous avons communiqué avec notre réseau, alors que les chantiers immobiliers étaient à l’arrêt et que l’ensemble des acteurs de l’immobilier ne s’étaient pas encore coordonnés », nous explique Mylène Chartrou, Directrice Générale de Stellium Immobilier. « Il fallait être à l’écoute, mais aussi être source d’information fiable pour les consultants et les clients. »

Formations en ligne

Le métier de consultant patrimonial exige une professionnalisation continue qui passe également par des formations règlementaires. « Tous sur la plateforme e-learning de Prodémial Business School ! Cet appel généralisé à la formation professionnelle en mars 2020 a été fortement entendu par notre réseau », nous confie Jérôme Dumort Directeur Général de PBS. Qu’ils s’agissent de formations initiales ou continues, qu’ils s’agissent des présentiels devenus distanciels, de QCM de validation de connaissances en ligne, nous avons su répondre à ce nouvel afflux d’apprenants. « Le centre de formation PBS a été créé en 2012. Avec l’expérience pédagogique accumulée, mais aussi grâce à une actualisation de la plateforme et de son outil de gestion, nous avons pu assurer plus de 2500 formations en seulement 3 mois. »

Événements en ligne

« En temps « normal », nous organisons deux grands événements par an pour nos consultants. Nous louons de grandes salles en France et à l’étranger pour réunir près de deux milles personnes », explique Charles Salvage, Directeur du développement du réseau Prodémial. Qu’avons-nous fait pour les rassembler en septembre 2020 ? La solution a été encore une fois digitale. Nous avons fait appel à un studio spécialisé de Toulouse, le Grand7, et nous avons réussi à organiser un E-événement de très grande qualité : plateau 3D, connexion en direct avec 4 hubs (rassemblements d’équipes), dans les régions, des interventions en 3D, 3000 connexions individuelles, etc. L’objectif de cet événement qui était d’informer, de motiver et de reconnaître les consultants, a été largement atteint. Selon leurs propos, ils ont été « scotchés » par cette première virtuelle…

Services en ligne

« Les secteurs de la finance et de l’immobilier, domaines où notre entreprise exerce, vivent ou vont vivre une véritable révolution digitale », nous explique Philippe Lauzeral Directeur Général Délégué du groupe. Fintech, regtechs, plateformes et outils – toutes les entreprises sont en pleine mutation digitale, à l’affût des innovations, mais aussi de la modernisation des systèmes d’informations en place. Bien avant la crise sanitaire, le groupe Omnium Finance avait déjà démarré son grand chantier de transformation digitale, (projet nommé CUBE). Les partenaires du groupe, compagnies d’assurance, sociétés de gestion, banques et promoteurs avançaient eux-aussi en ce sens, depuis quelques années déjà. Cette digitalisation massive nous a permis, lors du confinement, de basculer en full-digital certaines souscriptions, procédures et formalités, auparavant traitées encore à l’ancienne, en papier. Or, ce qui a été particulièrement marquant pendant la période de confinement, c’est le pragmatisme dont les divers acteurs ont fait preuve pour faciliter la tâche aux entreprises. Prenons à titre d’exemple la signature électronique qui a été reconnue et autorisée par des banques et des études notariales, dans un laps de temps record. Un autre enseignement important de cette période est notre propre pragmatisme : là, où lorsque nous avions le temps, nous envisagions des ERP et des CRM, des workflows et des progiciels complexes, la crise nous a obligé à nous « contenter » de solutions moins élaborées, mais qui répondaient à 95% du besoin ; c’est l’exemple de l’usage d’un simple PDF remplissable en ligne, en signature électronique, auquel consultant et client avaient accès…

« D’ailleurs, cette expérience nous guidera sûrement aussi dans nos choix technologiques dans le cadre du projet Cube, projet qui dépasse les enjeux de la crise sanitaire », précise P. Lauzeral. Nous avons appris comment aller vite sous contrainte, comment faciliter et prioriser les objectifs, voire comment simplifier nos ambitions.

Tout le monde en ligne !

« En mars, l’entreprise a donné le « ton digital », le réseau a suivi, faisant preuve de beaucoup d’initiative et d’innovation », nous confie Xavier Chausson, Président-fondateur du groupe Omnium Finance. Tous des indépendants, nos consultants ont déjà l’autonomie et l’organisation nécessaire pour travailler de chez eux. Cependant, c’est le lien avec leurs équipes et aussi avec leurs clients qu’il fallait qu’ils réinventent pendant le confinement et la crise sanitaire. « Je n’aurais jamais imaginé qu’on pouvait recruter quelqu’un par Skype et Zoom ! Et surtout, je n’aurais jamais cru qu’on pouvait réaliser des rendez-vous clients par Skype et par Zoom également ! ». Pourtant, nos consultants se sont organisés, grâce à des groupes fermés sur les réseaux sociaux et ils ont créé une extraordinaire mobilisation pour recruter et former des nouveaux consultants à distance, mais aussi d’être en contact avec des investisseurs, les rassurer, faire preuve de pédagogie, voire les accompagner dans leurs nouveaux investissements.

« Quand j’ai créé le groupe en 1992, Internet n’existait pas pour le grand public », rappelle Xavier Chausson. « Aujourd’hui, Internet existe, les nouvelles technologies aussi et nous avons l’opportunité de sortir encore plus grands de cette crise sanitaire, justement grâce au Web et grâce aux outils digitaux. Pour cela, il suffit de garder la motivation et de trouver des solutions adaptées à chaque besoin, sans chercher de solutions miracles. »

L’expérience du groupe Omnium Finance pendant la crise sanitaire nous bouscule dans l’idée que l’innovation vient nécessairement de l’extérieur, d’une disruption technologique. L’innovation, c’est finalement être capable de repenser son environnement de travail en condition de crise et de trouver des solutions qui autrement n’auraient jamais eu l’opportunité d’être trouvées ni déployées.

Cependant, malgré le bilan positif de cette période passée pour l’entreprise, un souhait de plus en plus répété se fait entendre autant parmi les salariés que les consultants du réseau : « Il est grand temps qu’on puisse se voir vraiment… ! »